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善于沟通对提高工作效率的重要性

    人们在工作和生活之中每时每刻都进行着沟通,以至于大家对于沟通这个概念已经非常熟悉了,但什么是沟通?可能很少有人进行过认真、深入的思考。我们在向几个大公司的中层管理人员提出这个问题时,多数人都不能予以全面的回答。据此,我们推测,善于运用沟通的技巧,并能够进行有效沟通的人可能更少。

    事实正如我们所推测的一样,在实际工作当中许多很有才能的人,由于沟通环节存在问题而无法充分发挥作用;一件本来很好的事情由于沟通环节出现问题导致结果适得其反……因此,如何进行有效沟通,对于提高工作效率非常重要!

    沟通就是信息(情感、观点、事件等等)的流通和传递。沟通的途径多种多样,我们最常用的方法是语言沟通。美国斯隆学院的行为科学家们对语言沟通过程中的说话、聆听、思考三个活动的速度进行了多次试验,得出了这样的结论:思考速度>聆听速度>说话速度。另外,行为科学家还通过不同的信息传递手段,对获取信息的有效性进行了多组比对试验,得出的结论是:信息经提炼后再传递给聆听者,其记忆的效果远远好于不加整理且没有重点的叙述和图片展示。

    这两组试验的结论对如何进行有效沟通产生了很大的影响力,使人们能够运用科学的试验结论,对比自己的沟通行为,认真思考一下在日常沟通过程中是否存在不适当的行为:提供的信息越多越好;不停地灌输自己的观点,不管聆听者的反应;信息长篇累牍,没有重点……事实证明,这样的沟通往往效果不好,我们需要从信息沟通的流转过程入手,分析这些问题存在的原因,并提出解决措施。

沟通过程中存在的问题

    沟通过程中,信息的传递一般是经过构想、组织信息(提炼或加工)、发出信息、聆听者接收信息、思考、组织反应(反馈)六个过程,在这个循环过程中,任何一个过程都不能缺少。

    如果不经过组织信息过程即提炼加工过程,聆听者就会不知所云,无法掌握重点,因而也无法进行正确的反馈,这种问题在日常工作当中最为普遍,我们称之为信息堆积;如果不给聆听者思考的机会和时间,信息传递的效果也会大打折扣,聆听者在交流过程中由于大脑运转速度远远快于说话的速度且交流的信息无法引起大脑思考,此时,聆听者往往会形成“走神儿”或“独自闪念”的情况,交流的效果自然很差,这种情况也非常普遍,我们称之为“自我沟通”。这两种情况在我们的工作过程中极为普遍,并存在某种程度上的变异情况,因此,需要采取应对措施加以改进。

    管理沟通,从其概念上来讲,是为了一个设定的目标,把信息、思想和情感在特定个人或群体间传递,并且达成共同协议的过程。沟通是自然科学和社会科学的混合物,是企业管理的有效工具。沟通还是一种技能,是一个人对本身知识能力、表达能力、行为能力的发挥。无论是企业管理者还是普通的职工,都是企业竞争力的核心要素,做好沟通工作,无疑是企业各项工作顺利进行的前提。有效沟通在企业管理中的重要性主要表现在:

1、准确理解公司决策,提高工作效率,化解管理矛盾

     公司决策需要一个有效的沟通过程才能施行,沟通的过程就是对决策的理解传达的过程。

    决策表达得准确、清晰、简洁是进行有效沟通的前提,而对决策的正确理解是实施有效沟通的目的。在决策下达时,决策者要和执行者进行必要的沟通,以对决策达成共识,使执行者准确无误的按照决策执行,避免因为对决策的曲解而造成的执行失误。

    一个企业的群体成员之间进行交流包括相互在物质上的帮助、支持和感情上的交流、沟通,信息的沟通是联系企业共同目的和企业中有协作的个人之间的桥梁。同样的信息由于接收人的不同会产生不同的效果,信息的过滤、保留、忽略或扭曲是由接收人主观因素决定的,是他所处的环境、位置、年龄、教育程度等相互作用的结果。由于对信息感知存在差异性,就需要进行有效的沟通来弥合这种差异性,以减小由于人的主观因素而造成的时间、金钱上的损失。准确的信息沟通无疑会提高我们的工作效率,使我们舍弃一些不必要的工作,以最简洁、最直接的方式取得理想的工作效果。为了使决策更贴近市场变化,企业内部的信息流程也要分散化,使组织内部的通信向下一直到最低的责任层,向上可到高级管理层,并横向流通于企业的各个部门、各个群体之间。在信息的流动过程中必然会产生各种矛盾和阻碍因素,只有在部门之间、职员之间进行有效的沟通才能化解这些矛盾,使工作顺利进行。

2、从表象问题过渡到实质问题的手段

   企业管理讲求实效,只有从问题的实际出发,实事求是才能解决问题。而在沟通中获得的信息是最及时、最前沿、最实际、最能够反映当前工作情况的。在企业的经营管理中出现的各种各样的问题,如果单纯的从事物的表面现象来解决问题,不深入了解情况,接触问题本质,会给企业带来灾难性的损失。

   个人与个人之间、个人与群体之间、群体与群体之间开展积极、公开的沟通,从多角度看待一个问题,那么在管理中就能统筹兼顾,未雨绸缪。在许多问题还未发生时,管理者就从表象上看到、听到感觉到,经过研究分析,把一些不利于企业稳定的闲素扼杀掉。企业是在不断解决经营中的问题中前进的,企业中问题的解决是通过企业中有效的沟通实现的。

3、激励职工,形成健康、积极的企业文化

    人具有自然属性和社会属性,在实际的社会生活中,在满足其生理需求时还要满足其精神需求。每个人都希望得到别人的尊重,社会的认可和自我价值的实现。一个优秀hr369.com的管理者,就要通过有效的沟通影响甚至改变职员对工作的态度、对生活的态度。把那些视工作为负担,对工作三心二意的员工转变为对工作非常投入,工作中积极主动,表现出超群的自发性、创造性。在有效沟通中,企业管理者要对职工按不同的情况划分为不同的群体,从而采取不同的沟通方式。

    如按年龄阶段划分为年轻职工和老职工,对年轻的资历比较浅的职工采取鼓励认可的沟通方式,在一定情况下让他们独立承担重要工作,并与他们经常在工作生活方面沟通,对其工作成绩认可鼓励,激发他们的创造性和工作热情,为企业贡献更大的力量。对于资历深的老同志,企业管理者应重视尊重他们,发挥他们的经验优势,与他们经常接触,相互交流,给予适当的培训,以调动其工作积极性。

    “沟通就是生产力”。公司领导高瞻远瞩,对沟通工作的重要性进行了高度的概括,并多次强调采用有效沟通方法对提高工作效率、效果的重要意义。在今后的工作中,我们确实还需要不断掌握和运用有效沟通的方法,创造工作动力,激发工作潜能,使我们的战略目标早日得到实现。

有效沟通的内涵

   达成有效沟通须具备两个必要条件:首先,信息发送者清晰地表达信息的内涵,以便信息接收者能确切理解。其次,信息发送者重视信息接收者的反应并根据其反应及时修正信息的传递。免除不必要的误解。两者缺一不可。

   有效沟通主要指组织内人员的沟通,尤其是管理者与被管理者之间的沟通。有效沟通能否成立关键在于信息的有效性,信息的有效程度决定了沟通的有效程度。信息的有效程度又主要取决于以下几个方面:

1.信息的透明程度。当一则信息应该作为公共信息时就不应该导致信息的不对称性。信息必须是公开的。公开的信息并不意味着简单的信息传递,而要确保信息接收者能理解信息的内涵。如果以一种模棱两可的、含糊不清的文字语言传递一种不清晰的,难以使人理解的信息。对于信息接收者而言没有任何意义。另一方面,信息接收者也有权获与自身利益相关的信息内涵。否则有可能导致信息接收者对信息发送者的行为动机产生怀疑。

2.信息的反馈程度。有效沟通是一种动态的双向行为,而双向的沟通对信息发送者来说应得到充分的反馈。

只有沟通的主、客体双方都充分表达了对某一问题的看法,才真正具备有效沟通的意义。

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