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怎么做好员工日常管理?

 创造良好的工作环境 员工来公司上班,每天至少有8小时在办公场所里工作,所以员工的情绪和士气与这个工作环境息息相关。而非人力资源的经理的领导风格,一定会影响整体的工作氛围。例如严厉型的部门经理会造成比较紧张凝重的气氛,虽然在工作上可能会表现得很好,但是大家的压力很大,士气不高。作为一位非人力资源的经理,你应该创造一个什么样的工作环境呢? 一般来讲,人性化的工作环境是任何员工都期望的。

人性化,也就是尊重他人的愿望、爱好和行为方式等,提供使人心情舒畅健康的环境和条件。所以先把人性化放在前面。但是只有人性化容易造成自由散漫,还要有纪律。 部门经理应尊重员工的专业和工作方式,在这方面走向人性化。例如一些部门可以弹性上下班,甚至类似于兼职的形式。还有一些部门必须按时上下班,例如客户服务部,有的客户可能一大早就要打电话来咨询、订货、投诉等,所以这个部门的员工不准迟到。这就是纪律,因为这个纪律是这个工作所必须要求的。客户单位会有一些抱怨,部门员工常常会有一些挫折感,有些压力。那么部门经理就要想办法缓解这个压力,例如在工作场所播放一些轻音乐。这就是人性化,也是部门经理应该做的事情。所以在不同的工作环境中,非人力资源经理在设计制度的时候,要考虑到这些事情。

(一)确实要了解员工

1.掌握员工的基本资料 每一位非人力资源经理都可以到人力资源部门取得部门所有员工的基本资料,以便确确实实掌握本部门各个员工的基本情况,包含他的学历背景,过去的相关经验等。掌握了这些资料之后,你就知道与他谈话的时候,有哪些话题可以谈,哪些事不能谈。所以一定要掌握基本资料。

2.掌握员工的日常交往情况 此外,通过交流还要注意掌握一些新资料,包括他家庭的状况,他的日常生活交往等等,如果出现问题你才知道如何去解决。例如一位本来是一张白纸的员工,进了营销部门,本来他是比较纯洁的,但是过了不久可能有些同事会把他带入歧途,收受贿赂了。作为部门经理,你平常对他的情况非常了解,就比较容易帮助他。

3.掌握员工的个性及喜好 要深入了解一位员工,还要知道他的个性喜好是什么,这也有利于与员工的互动交流。当然最难琢磨的就是员工的个性,或者他的喜好,每位员工都有自己本身的家庭背景和成长环境,形成他的个性。例如很多大公司的职工是从外地来的,公司环境与他以前生活的环境差异很大,有的员工就可能需要相关的协助。例如有些企业的员工会要求预支薪水,对于这件事,部门经理就要去判断是否有必要。在诸如此类的事情上,部门经理平常做人力资源管理时也要注意这个现象,注意每一位员工跟其他的同事,或者其他部门的同事在交往过程中有没有困难。作为部门经理就要经常与员工进行交流,或者给员工一些指导。要注意员工的喜好,想方设法地提高员工的工作积极性。指导员工的方法 部门经理平常还要有当一个教练的观念,经常指导员工。

(二)可供参考的方法有:

(1)利用部门内部会议安排指导时间 也就是说每一次开会的时候,都要有一定时间请员工发问,让他利用这段时间把想要提出的问题提出来。时间不需要太长,以便实现与员工的交流互动,对员工提出的问题进行指导。这样,员工与部门经理之间就有了比较固定的、规范性的互动时间表。

(2)日常工作中随时可以教导 在日常工作中,不论是出差,还是外出开会,随时都可以对下属进行指导。例如你和客户进行价格谈判的时候,你的下属坐在你的旁边观察,谈判完成后,你就可以对下属进行指导,告诉他刚才的场景里,哪一点是需要注意的。这是一位非人力资源经理教导员工的常见的方法。 

3抱着爱心、耐心来教导 在心态方面,因为你的员工在你这个部门,你负责照顾他,负责培育他,因此要以爱心来对待他。此外还要有耐心。最难的就是耐心,因为工作一忙碌,就没有心情带这些员工了。但是,当你在对这些员工下指令的时候,你要想一下,他们也是在对你忍耐。将心比心,互相设身处地地去为对方想想,相互理解,就会有耐心了。

(三)纠正员工错误的方法

1及时纠正时要注意态度 及时地纠正员工错误,这件事很多部门经理往往是会做的,但往往处理时的做法和态度不当。例如当员工犯错的时候,有的部门经理火气一上来就会严词批评,态度很不好,员工也难以接受。为了避免事态扩大,你要及时去纠正,不是当场给对方难看,而是私下及时修正,这就是一个态度问题。

2注意解决问题的方法及预防方式 纠正错误不只是告诉他错在哪里,因为他已经犯了,覆水难收。关键是要让他知道解决问题的方法,还要告诉他怎样预防,也就是说要分析错误发生的原因,找出可以防患于未然的方法,避免重复发生。这才是帮助员工纠正错误的正确方式。\

      坚持对企业有利的原则 在纠正员工错误的过程中必须坚持的一个原则是:为了企业的整体利益。因此对较严重的错误给予适当的惩罚是应该的,否则别的员工会不知道这件事情的严重性,消除不了错误的影响。所以,部门经理在处理的时候,不能护着,要坚持公平的原则。【案例】 某个部门的员工做错了一件事,在报价单上多加了一个“0”,因此整个价格超过了公司的成本,这影响是很大的。这位员工其实平时表现很不错的,但是这位员工必须接受适当的处罚。可是他又承担不了,怎么办呢?通过部门经理和人力资源部经理的协商,为了尽量减少公司的损失,同时也能让这位员工继续留在公司,他们就设计了一个方法,只要这位员工能够竭尽所能弥补他的错误,或者降低损失,处分就可以往下降。

(四) 公平合理分工

1.怎样做到合理分配 作为部门经理,你对每位员工的专业能力,对他们每个人的工作效率跟质量都应该比较清楚。所以你在运用人力的时候,要做得扎实一点,做到合理分配。这就要求你不仅要知道每一件事谁是最佳人选,还要处理好人力的运用与业务量之间的关系,这样才符合公司的需求。然而实际工作中常常会出现能者多劳的现象,这在部门人力资源管理中是不太公平的。忙者总忙,逸者恒逸,这就是不公平的分配,除非在薪酬福利上对有能力的人有所补偿。

2.让员工有轮调学习机会 现在在企业里流行这样一个观念,叫做轮调学习。轮调学习 就是在一个部门中有数个不同的工种(学习机会)。部门的员工不是长时期从事同样的工作,而是在同事之间做轮调,互相学习。其好处是大家有机会学到新东西。另外还会形成“职务代理人”的局面,也就是说如果有个员工由于请假、出差等原因离开岗位了,可以有另外一个也能从事其工作的员工来代替 所以在做内部工作分配的时候,要采用轮调学习的方式,让员工扩大他的专业范围。这个方法对人力资源经理或者非人力资源经理都是有利的。合理的分配工作,让员工获得适当的学习机会,这对部门经理平常的人力调度非常有好处。 保持双向沟通 在人力资源管理上,双向沟通极为重要。因为工作上大家都是比较严肃的,能够交心的时间不多。但是融洽的工作环境和人际关系又离不开这些,因此建议部门经理的人力资源工作,最好能在工作以外的时间与员工适当的沟通,或者建立一个随时可以互动沟通的机制。前边提到的一些指导首先是工作指导,与工作无关的心情交流则可以在下班之后,或者休闲假日里去做双向沟通。当然有个很重要的前提是,非人力资源经理本身要学习一下沟通的技巧。

 


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